Instrukcja obsługi v4.0
Kompletny przewodnik po systemie HUBAL — od pierwszego logowania do zaawansowanych funkcji AI.
Szybki start
Poniżej opisano jak zacząć pracę z HUBAL w mniej niż 5 minut.
Rejestracja nowej organizacji
Nową organizację zakładają osoby, które nie mają kodu dostępu administratora i chcą założyć nową organizację, którą będą zarządzać w HUBAL. Osoba, która zakłada nową organizację nabywa prawa administratora i właściciela konta. Może ona ustanawiać innych administratorów i udzielać uprawnień innym osobom. Admin przesyła zaproszenia innym użytkownikom, którzy mogą dołączyć do organizacji z uprawnieniami, które zostały im przyznane.
Rejestracja i logowanie
Wejdź na stronę główną HUBAL. Jeśli nie masz jeszcze konta, kliknij Zarejestruj się, aby wybrać plan i założyć konto organizacji.
HUBAL oferuje plany: Free Start PRO. Możesz zacząć od planu darmowego i uaktualnić w dowolnym momencie.
Wpisz adres e-mail i hasło organizacji. Jeśli logujesz się po raz pierwszy, użyj danych z maila powitalnego.
Pierwsze logowanie uruchamia interaktywny kreator, który prowadzi przez ustawienia organizacji i podstawowe funkcje.
Jeśli otrzymałeś zaproszenie do HUBAL:
- Kliknij link w e-mailu z zaproszeniem, aby akceptować dostęp.
- Zostaniesz poproszony o ustawienie swojego hasła i dokończenie rejestracji swojego profilu.
- Następnie przejdziesz przez osobisty Onboarding (ustawienie własnych preferencji, np. awatar, język).
- Swoje uprawnienia sprawdzisz w Ustawienia → Profil → Moje uprawnienia — zobaczysz tam swoją rolę, grupy oraz listę przyznanych praw (np. dostęp do finansów, zatwierdzanie urlopów). Podgląd jest tylko do odczytu; w sprawie zmiany uprawnień skontaktuj się z administratorem organizacji.
Utwórz pierwszy projekt
Po zalogowaniu znajdziesz się na Pulpicie. Stąd możesz przejść do modułu Harmonogramy Gantt, aby utworzyć nowy projekt.
Kliknij ikonę pliku z plusem lub przycisk Nowy projekt.
Podaj nazwę, opis, przypisz opiekuna (Project Managera) oraz określ wstępne ramy czasowe.
Pulpit i zadania
Pulpit to centrum dowodzenia. Widzisz tu swoje przypisane zadania, najnowsze alerty i skróty do projektów. Aby zmienić status zadania (np. na W toku lub Zakończone), po prostu przeciągnij je (drag-and-drop) do odpowiedniej kolumny w widoku Kanban.
Zakończenie zadania może odblokować kolejne etapy projektu dla innych członków zespołu. HUBAL automatycznie wyśle im powiadomienie.
Widgety pulpitu
Pulpit składa się z widgetów ułożonych na siatce (12 kolumn) — każdy przesuwasz i skalujesz. Tryb edycji włączasz ikoną Układ w sidebarze (dodawanie, usuwanie i rozmieszczanie metodą przeciągnij-i-upuść). Układ zapisywany jest osobno dla każdego użytkownika, a jeśli chcesz — możesz mieć kilka pulpitów (desktopów), każdy z innym zestawem widgetów.
| Widget | Co pokazuje / funkcja | Dostępność |
|---|---|---|
| Dzisiaj | Harmonogram godzinowy z przypomnieniami na bieżący dzień. | wszyscy |
| Zadania | Lista zadań: zaległe, bieżące i przyszłe. Zadanie oznaczasz jako wykonane lub przenosisz na inny dzień, przeciągając kafelek na przyciski w nagłówku widgetu. | wszyscy |
| Notatki | Karteczki, listy „do zrobienia" i dokumenty tekstowe. | wszyscy |
| Kanban | Tablica z kolumnami: Do zrobienia, W trakcie, Zrobione. | wszyscy |
| Kalendarz | Miesięczny kalendarz z kamieniami milowymi i przypomnieniami. | wszyscy |
| Wykres Gantta | Wizualizacja harmonogramu projektów — na całą szerokość pulpitu. | wszyscy |
| Plan tygodniowy | Macierz tygodnia: wiersze = dni, kolumny = projekty z zadaniami na dany dzień. | wszyscy |
| Czas pracy | Rejestracja czasu pracy — zegar ze startem/stopem. | wszyscy |
| Przepływy pieniężne | Wykres cash flow z Centrum Finansowego: wpływy, wydatki i saldo. | tylko dostęp do finansów |
| Aktywność Zespołu | Podgląd, nad czym pracują członkowie zespołu. | wszyscy |
| Centrum Aktywności (Admin) | Jak „Aktywność Zespołu" + sterowanie licznikami czasu pracy zespołu. | tylko administrator / właściciel |
| Aplikacja AI | Mini-aplikacja wygenerowana przez AI, osadzona bezpośrednio na pulpicie. | gdy w organizacji włączono Aplikacje AI |
Centrum Aktywności (Admin) pojawia się na liście dodawania tylko u administratora i właściciela. Przepływy pieniężne — tylko u osób z dostępem do informacji finansowych. Aplikacja AI — gdy w organizacji włączono tę funkcję. Dla obszarów poufnych system automatycznie dokłada osobny Wykres Gantta (poufny) — nie wybiera się go z listy.
Co potrafi każdy widget
Centrum finansów
Moduł dostępny tylko dla użytkowników z przypisanymi uprawnieniami finansowymi. Pozwala śledzić budżety, koszty stałe i przypisywać faktury do konkretnych projektów.
Płótno 2D (Canvas)
Unikalna funkcja HUBAL pozwalająca na wizualną organizację pracy w przestrzeni 2D. Wykorzystywana do tworzenia rzutów, wgrywania planów, umieszczania dokumentów i tagowania na nich zadań.
Poruszanie się po płótnie
Pliki i dokumenty
Na płótno wrzucasz pliki przyciskiem Add file lub przeciągnięciem: obrazy (PNG, JPG, WebP), pliki PDF (z wyborem stron), rysunki DXF/CAD oraz dokumenty Office.
Pliki Office (Word, Excel, PowerPoint) edytujesz bezpośrednio na płótnie, we wbudowanym edytorze — bez pobierania i bez otwierania zewnętrznych programów. Zmiany zapisują się z powrotem do pliku.
Asystent AI ma dostęp do treści plików tekstowych i dokumentów umieszczonych na płótnie — potrafi je czytać i analizować. Może też sam tworzyć nowe dokumenty i notatki tekstowe bezpośrednio na płótnie na Twoje polecenie (np. „sporządź notatkę ze spotkania i połóż ją na płótnie"). Jeśli dokument ma być tylko Twój, a nie leżeć na płótnie projektu, poproś o zapis na Dysk prywatny — patrz Zapis na Dysk i przepisywanie odręcznych notatek.
Pliki podpięte do zadań
Do każdego zadania możesz podpiąć pliki — np. wniosek, który trzeba uzupełnić w ramach zadania. Robisz to na dwa sposoby:
- Na płótnie: wyciągnij nitkę z krawędzi kafelka zadania i upuść ją na dowolnym pliku leżącym na płótnie. Powstanie połączenie zadanie–plik (podwójne kliknięcie w nitkę usuwa powiązanie).
- W harmonogramie (Gantt): otwórz edycję zadania — w sekcji „📎 Pliki zadania" podpinasz istniejący plik projektu albo wgrywasz nowy (trafi też na płótno projektu).
Co daje powiązanie:
- W Centrum projektu → Pliki przy pliku widzisz, do którego zadania jest podpięty i czy zadanie jest już wykonane.
- Na tablicy Kanban karta zadania z plikami ma ikonkę spinacza 📎.
- Każde powiązanie ma pieczątkę: kto i kiedy podpiął plik.
- Asystent AI widzi pliki zadania — zapytaj np. „co jest w pliku podpiętym do zadania Uzupełnij wniosek?", a asystent odczyta i przeanalizuje dokument (także skany — przez rozpoznawanie tekstu).
Wbudowany Edytor DXF
HUBAL wspiera również pracę z rysunkami wektorowymi CAD / DXF. Zamiast używać zewnętrznego oprogramowania, możesz bezpośrednio:
- Importować pliki `.dxf`.
- Dokonywać miar i sprawdzać warstwy rysunku na specjalnym widoku Płótna.
- Przypinać do wektorów konkretne pinezki z zadaniami dla wykonawców (Synchronizacja).
Sync Gantt ↔ Canvas
Każdy obiekt na płótnie można powiązać z zadaniem w harmonogramie.
Harmonogramy Gantt
Widok klasycznego diagramu Gantta dostępny pod przyciskiem projektów. Umożliwia precyzyjne planowanie w czasie.
Kliknij i przeciągnij na osi czasu obok zadania.
Przeciągnij kółko z końca jednego zadania do początku drugiego, by utworzyć link (Finish-to-Start).
Dzięki zdefiniowaniu Czasu Pracy w ustawieniach (Onboarding), AI na bieżąco analizuje harmonogram i ostrzega o przeciążeniach.
Notatki i dokumenty
Notatki to widget pulpitu — tablica z kolorowymi karteczkami, na której zapisujesz to, co nie jest zadaniem: ustalenia z telefonu, listy zakupów materiałów, numery, wklejone zdjęcia. Dodajesz je przyciskiem + w nagłówku widgetu.
Edytor. Notatkę piszesz w edytorze tekstu sformatowanego: pogrubienie, kursywa, podkreślenie, przekreślenie, listy numerowane i punktowane, link oraz zdjęcie (wgrywane do magazynu organizacji, do 10 MB — nie powiększa samej notatki). Krótką poprawkę zrobisz też bez otwierania okna: kliknij dwukrotnie treść karteczki i pisz w miejscu.
Wygląd karteczki. Przy zapisie wybierasz kolor tła i rozmiar (mały / średni / duży). Karteczki przesuwasz po tablicy przeciąganiem, a klikając nagłówek — zwijasz je do samego paska tytułu, żeby zrobić miejsce.
Kolor, rozmiar, położenie i katalog karteczki zapisują się osobno dla każdego użytkownika. Jeśli udostępnisz komuś notatkę, zobaczy tę samą treść, ale ułoży ją u siebie tak, jak mu wygodnie — u Ciebie nic się nie przesunie.
Katalogi (zakładki). Nad tablicą są zakładki katalogów. Możesz założyć własny (np. Klienci, Zakupy), zmienić mu nazwę i przenosić do niego karteczki. Przy kasowaniu katalogu system pyta, czy notatki z niego usunąć, czy tylko wyjąć na tablicę główną.
Udostępnianie. Notatka domyślnie jest prywatna. Przyciskiem udostępniania wskazujesz grupy lub konkretne osoby — także osoby z organizacji zewnętrznych, z którymi współpracujecie. Cofnięcie udostępnienia to odznaczenie tej samej pozycji.
Archiwum. Usunięta notatka trafia do archiwum widgetu (sekcja Zarchiwizowane), skąd można ją przywrócić. Dopiero stamtąd kasuje się ją trwale.
Karteczka w widgecie to notatka — do krótkich ustaleń, numerów, list. Gdy chcesz mieć plik (np. przepisaną transkrypcję spotkania jako dokument Word), poproś asystenta: „zapisz to na dysku w mojej przestrzeni prywatnej". Plik trafi do Dysku prywatnego (ikona Dysk w pasku bocznym), a nie na tablicę notatek. Asystent zawsze mówi wprost, gdzie zapisał — szczegóły w sekcji Zapis na Dysk.
Jeżeli asystent AI przygotuje wariant terminów, pojawia się on w widgecie Notatek jako karta z pytaniem i przyciskami wyboru. Decyzję możesz podjąć od razu albo odłożyć — dopiero zaakceptowana propozycja zmienia daty w harmonogramie.
Asystent AI
System HUBAL zintegrowany jest z zaawansowanym asystentem opartym o LLM, nazwanym Agent Brain, który potrafi analizować dane projektowe w czasie rzeczywistym.
Aktywacja
Kliknij ikonę Asystent () w sidebarze — panel chatbota wysuwa się z prawej strony.
Co potrafi Asystent?
Pełną listę — z podziałem na czat i asystentkę głosową Inkę oraz z informacją, kto może z czego korzystać — znajdziesz w sekcji Co potrafią asystenci.
Zapis na Dysk i przepisywanie odręcznych notatek
Asystent potrafi zapisać dla Ciebie plik Word (DOCX) w Twoim Dysku prywatnym — np. przepisaną ze zdjęcia notatkę odręczną, transkrypcję rozmowy albo dłuższy tekst z czatu. To coś innego niż notatka w widgecie: dostajesz zwykły plik, który otworzysz, pobierzesz i prześlesz dalej.
W czacie asystenta (także w aplikacji mobilnej) wpisz lub podyktuj treść, albo dołącz zdjęcie odręcznych notatek przyciskiem załącznika.
Użyj słów „na dysk", „do mojej przestrzeni prywatnej" albo „do menedżera plików", np. „Przepisz tę notatkę i zapisz na dysku w mojej przestrzeni prywatnej jako Protokół ze spotkania". Nazwę pliku asystent dobierze sam, jeśli jej nie podasz.
Asystent pokaże kartę z jednym krokiem (zapis pliku) — kliknij Wykonaj. Bez tego nic się nie zapisze.
Asystent odpowie, że plik jest w Dysk → Dysk prywatny, i poda jego nazwę. Otwórz ikonę Dysk w pasku bocznym, przejdź do Dysku prywatnego — plik ma podgląd, pobieranie i te same opcje co inne pliki.
Co asystent odtwarza z odręcznych notatek. Nie przepisuje samych słów, tylko stara się oddać układ kartki:
- tabela narysowana ręcznie → prawdziwa tabela Worda z tymi samymi wierszami i kolumnami,
- podkreślone słowa i zdania → podkreślone w dokumencie (także pojedyncze słowo w środku zdania),
- tytuły → nagłówki, wypunktowania i numeracje → listy,
- skreślenia pomija, a fragmentów, których nie da się odczytać, nie zgaduje — oznacza je [nieczytelne].
Rób zdjęcie prosto z góry, w dobrym świetle, całej kartki. Przy słabym zdjęciu tabela może wyjść niepełna — wtedy w pliku zobaczysz [nieczytelne] w miejscach, których asystent nie był pewien. Sprawdź dokument przed wysłaniem dalej.
Domyślnie zawsze powstaje dokument Word — tak jak wszystkie dokumenty w HUBAL. Zwykły plik tekstowy (TXT lub Markdown) dostaniesz tylko, gdy wyraźnie o niego poprosisz. Dokument na płótno projektu zamawiasz osobno („zrób dokument na kanwę projektu X") — asystent nigdy nie zapisuje jednej treści w dwóch miejscach naraz. Zapis na Dysk działa w czacie i w aplikacji mobilnej; asystentka głosowa Inka tego jeszcze nie robi.
Podłącz swojego asystenta AI — Claude, ChatGPT, Cursor
Jeśli na co dzień pracujesz w Claude, ChatGPT albo Cursorze, nie musisz z nich rezygnować. Podłączasz je do HUBAL-a w standardzie MCP i Twój asystent dostaje te same narzędzia, co asystent w aplikacji: zadania, projekty, terminy, pocztę, procedury, finanse — zawsze na prawdziwych danych i zawsze w granicach Twoich uprawnień. Dostępne w planach Start i PRO.
W aplikacji otwórz Ustawienia → Integracje i skopiuj adres serwera MCP (np. https://hubal-project.com/mcp).
Claude: Ustawienia → Konektory → Dodaj konektor i wklej adres. ChatGPT: Ustawienia → Konektory → tryb dewelopera → Utwórz i wklej adres. Cursor: ustawienia MCP → dodaj serwer z tym adresem. Żaden klucz nie jest potrzebny.
Asystent przekieruje Cię na stronę HUBAL-a: logujesz się na swoje konto, widzisz, kto prosi o dostęp i do której organizacji, i klikasz Zezwalam. Administrator może zamiast tego połączyć asystenta jako agenta wirtualnego (osobna tożsamość w rejestrze; plan PRO).
Pytasz swojego asystenta o zadania, terminy, maile czy procedury, a on sięga po dane do HUBAL-a. Każdy zapis (nowe zadanie, wpis finansowy, mail) trafia jako propozycja do zatwierdzenia w panelu Asystenta w aplikacji — nic nie zapisuje się bez Twojego kliknięcia.
Ustawienia → Integracje → Połączone asystenty pokazuje, co jest podłączone i kiedy ostatnio pracowało; Odłącz działa natychmiast.
Dokładnie to, co Ty: odebranie Ci roli albo dostępu do finansów działa od razu także na połączony asystent, bo uprawnienia liczy serwer przy każdym wywołaniu. Dane, o które asystent zapyta, trafiają do jego dostawcy (Anthropic, OpenAI, Cursor) na podstawie Twojej umowy z tym dostawcą — HUBAL nie jest jej stroną.
Żeby pętla w cudzym asystencie nie zjadła puli, obowiązują limity wywołań: na jedno połączenie i na całą organizację (więcej w PRO). Narzędzia AI wołane przez asystenta liczą kredyty organizacji tak samo jak w czacie. Administrator w planie PRO może dodatkowo założyć agenta wirtualnego (własna nazwa w historii zmian) i wydać klucz dostępu dla narzędzi, które nie potrafią się logować (skrypty, platformy agentowe).
Pisanie maili przez asystenta
Asystent potrafi przygotować maila wysyłanego z Twojej skrzynki — ale nigdy nie wysyła go sam. Wysyłka następuje wyłącznie po Twoim kliknięciu „Wyślij".
Jak to działa krok po kroku:
— np. „napisz maila do Jana Nowaka, żeby przesłał podpisaną umowę".
— przeszukuje Twoją książkę adresową (budowaną automatycznie z całej korespondencji) oraz pamięć organizacji. Jeśli pasuje kilka osób, pokaże listę do wyboru; jeśli nikogo nie znajdzie — poprosi Cię o adres.
— z adresatem, tematem i pełną treścią maila do przejrzenia.
— na końcu każdego maila wysyłanego przez asystenta automatycznie dodawana jest krótka stopka z informacją, że wiadomość przygotował asystent HUBAL (zobaczysz ją w podglądzie). Trafia pod Twój standardowy podpis z ustawień Poczty.
— klikasz „Wyślij" (mail wychodzi Twoją skrzynką i trafia do folderu „Wysłane") albo „Odrzuć" (nic się nie dzieje).
Asystent AI respektuje ustawienia prywatności. Nie przetwarza danych z obszarów poufnych bez odpowiednich uprawnień. Więcej szczegółów w sekcji Współpraca i bezpieczeństwo.
Co potrafią asystenci — stan na 28.09.2026
HUBAL ma dwóch asystentów AI: czat (panel Asystenta, w którym piszesz) oraz asystentkę głosową Inkę (mówisz do niej w aplikacji webowej lub mobilnej). Poniższe tabele pokazują, o co możesz ich poprosić. W kolumnach Czat i Głos znak ✓ oznacza „potrafi", a znak — „nie potrafi". Kolumna Kto może mówi, czy prośba wymaga dodatkowych uprawnień.
Kilka zasad wspólnych dla wszystkich tabel:
- Zapisy czekają na Twoją zgodę. Nowe zadania, zmiany w zadaniach, klientów, projekty i wpisy finansowe czat pokazuje najpierw jako kartę do zatwierdzenia — nic się nie zapisze, dopóki jej nie zatwierdzisz. Inka zamiast karty powtarza szczegóły na głos i pyta o potwierdzenie. Tam, gdzie asystent zapisuje od razu (np. notatkę), piszemy to w uwagach.
- Mail nigdy nie wychodzi sam — dopiero po kliknięciu „Wyślij" albo po wyraźnym „wyślij" powiedzianym Ince.
- Asystent widzi to, co Ty. Nie pokazuje projektów poufnych, do których nie masz dostępu. Osobom bez dostępu do finansów czat nie podaje kwot.
- Miejsce ma znaczenie. Czat dopasowuje umiejętności do miejsca, w którym go otworzysz. Jeśli w uwagach nie ma dopisku, prośba działa w czacie na Pulpicie (tak samo w Finansach i w aplikacji mobilnej). W Poczcie czat skupia się na korespondencji, a na Płótnie projektu — na dokumentach i rysunkach. Gdy prośba działa także albo tylko tam, piszemy to w uwagach.
- Kto korzysta. Z czatu korzystają osoby z prawem edycji w organizacji; administrator może komuś wyłączyć rozmowy z asystentem. Rozmowy zużywają kredyty AI z planu. Inka jest dostępna w planie HUBAL PRO, po potwierdzeniu adresu e-mail, w ramach miesięcznego limitu rozmów głosowych.
Projekty i zadania
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Jakie mam zadania na ten tydzień?", „Jakie zadania ma Anna?" | ✓ | ✓ | każdy | Zadania ze wszystkich projektów naraz. |
| „Co mam zaległego?" | ✓ | ✓ | każdy | |
| „Dodaj zadanie Wycena w projekcie Alfa dla Anny na piątek" | ✓ | ✓ | każdy | Czat pokaże kartę do zatwierdzenia, Inka powtórzy szczegóły i zapyta, czy potwierdzasz. Zadanie na kilka dni to jedno zadanie z datą od–do. Także w Poczcie. |
| „Przesuń termin zadania Wycena na piątek", „Niech Montaż zacznie się po Dostawie" | ✓ | ✓ | każdy | Po zatwierdzeniu karty. Zmienia też nazwę, opis, priorytet, pracochłonność i kroki zadania wieloetapowego. |
| „Przypisz zadanie Montaż do Anny" | ✓ | ✓ | każdy | Po zatwierdzeniu karty (głosem: po Twoim „tak”). Tylko osoby z Twojej organizacji. |
| „Odhacz zadanie Wysłać ofertę" | ✓ | ✓ | każdy | Po zatwierdzeniu karty. Zakończone zadanie można też otworzyć ponownie. |
| „Usuń zadanie Stare notatki" | ✓ | ✓ | każdy | Po zatwierdzeniu karty. Usunięcie jest nieodwracalne; zadanie powiązane z płatnościami wymaga dodatkowej zgody. |
| „Co się dzieje w projekcie Alfa? Co nas czeka?" | ✓ | ✓ | każdy | Historia projektu, ustalenia i zbliżające się terminy. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Jaki jest postęp projektu Beta?" | ✓ | ✓ | każdy | Zadania, stopień ukończenia i zespół projektu. Także w Poczcie. |
| „Które projekty mają opóźnione zadania?" | ✓ | ✓ | każdy | Liczba zadań po terminie w każdym aktywnym projekcie i najstarszy zaległy termin. |
| „Znajdź projekt o nowej stronie internetowej" | ✓ | ✓ | każdy | Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Załóż projekt Otwarcie nowego oddziału" | ✓ | ✓ | każdy | Czat pokaże kartę do zatwierdzenia, Inka powtórzy nazwę i zapyta, czy potwierdzasz. W planie Free obowiązuje limit projektów. |
| „Jakich mamy klientów?", „Co u klienta ABC?" | ✓ | ✓ | każdy | Bez danych finansowych klienta. |
| „Dodaj klienta Biuro Rachunkowe Kowalski", „Do 20. wysłać deklarację VAT dla ABC" | ✓ | ✓ | każdy | Karta do zatwierdzenia. Sprawa klienta trafia do jego „bieżącej obsługi". W planie Free obowiązuje limit edytowalnych kontrahentów. |
| „Projekt Otwarcie nowego oddziału jest dla firmy ABC" | ✓ | ✓ | każdy | Czat przypina od razu (nie w rozmowie startowej); Inka powtórzy projekt i klienta i zapyta o potwierdzenie. |
| „Zrób harmonogram budowy domu jednorodzinnego" | ✓ | — | każdy | Asystent dopyta o szczegóły i pokaże szkic etapów i zadań; do projektu trafia dopiero po zatwierdzeniu. |
Kalendarz i terminy
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Jakie terminy zbliżają się w tym tygodniu?", „Co obiecaliśmy klientom?" | ✓ | ✓ | każdy | Terminy i zobowiązania wyłapane z korespondencji: najpierw Twoje, osobno zespołu. To, co obiecano Tobie, na prośbę. |
| „Przypomnij mi w piątek o 9:00 o przeglądzie umowy" | ✓ | ✓ | każdy | Powiadomienie o wskazanej porze. Zapisuje od razu. |
| „Na jutro: telefon do klienta" (jako zadanie w harmonogramie) | ✓ | ✓ | każdy | Powstaje zadanie w projekcie, jak w tabeli Projekty i zadania. Także w Poczcie. |
| „Zaplanuj mi dzień", „Cofnij plan dnia" | ✓ | — | każdy | Asystent układa plan z Twoich zadań, terminów i kalendarza i pokazuje go do zatwierdzenia. |
Poczta
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Napisz maila do Jana Nowaka z prośbą o umowę" | ✓ | ✓ | plan HUBAL PRO, podłączona skrzynka | Czat pokazuje kartę z przyciskami Wyślij i Odrzuć. Inka czyta treść na głos i pyta „Wysyłać?". Mail wychodzi z Twojej skrzynki, ze stopką asystenta HUBAL. Także w Poczcie. |
| „Jaki jest mail do firmy ABC?", „Kim jest Jan Kowalski?" | ✓ | ✓ | każdy | Szuka w kontaktach z korespondencji i w pamięci firmy; czat także w kartotece kontrahentów. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Znajdź maile od Nowaka z tego miesiąca" | ✓ | ✓ | każdy | Także w Poczcie. |
| „Streść ten wątek", „Pokaż całą korespondencję w tym wątku" | ✓ | ✓ | każdy | Przy otwartym wątku. Także w Poczcie. |
| „Co ustaliliśmy mailowo w sprawie wyceny dla ABC?" | ✓ | ✓ | każdy | Szuka po sensie, nie tylko po słowach. Także w Poczcie. |
Finanse
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Pokaż faktury po terminie", „Ile zostało do zapłaty firmie X?" | ✓ | ✓ | z dostępem do finansów | Faktury od dostawców i wystawione przez Ciebie: kwoty, terminy, zaległości. |
| „Dodaj koszt 350 zł za wydruki do projektu Beta", „Klient zapłaci 10 000 zł do końca miesiąca" | ✓ | ✓ | z dostępem do finansów | Karta do zatwierdzenia. Planowany koszt albo planowana wpłata w Centrum Finansowym projektu. Także w Poczcie. |
| „Zaimportuj wyciąg bankowy" | ✓ | — | z dostępem do finansów | Otwiera kartę dodania pliku. AI odczytuje wyciąg, a Ty sprawdzasz podgląd i zatwierdzasz rozliczenia. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Czy projekt X jest rentowny?", „Podsumuj przychody i koszty za kwartał" | ✓ | ✓ | z dostępem do finansów | Inka odpowie, że raporty finansowe są dostępne tylko w czacie. |
Zespół
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Kto jest w naszym zespole?" | ✓ | ✓ | każdy | Także w Poczcie. |
| „Kto powinien wziąć to zadanie?" | ✓ | ✓ | każdy | Propozycja osób na podstawie kompetencji, obciążenia i urlopów, z uzasadnieniem. Wybór zostaje przy Tobie. Także w Poczcie. |
| „Kto ma najwięcej zadań?" | ✓ | ✓ | każdy | Liczba otwartych zadań każdej osoby, w tym po terminie. |
| „Co zrobiła Anna w tym tygodniu?" | ✓ | ✓ | każdy | Lista zakończonych zadań osoby ze wszystkich projektów. |
| „W zespole są jeszcze Kasia i Marek — dodaj ich" | ✓ | ✓ | administrator | Dopisuje osoby bez konta w HUBAL, żeby można im było przypisywać zadania. Nie wysyła zaproszeń. |
Pliki i dokumenty
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Przygotuj pismo do urzędu o zmianę warunków", „Napisz ofertę dla klienta" | ✓ | ✓ | każdy | Powstaje dokument Word z podglądem PDF. Inka zleca to w tle, a gotowy dokument pojawia się w czacie. Także na Płótnie. |
| „W umowie zmień termin oddania na 30 września" | ✓ | ✓ | każdy | Dotyczy plików Word. Powstaje nowa wersja pliku, oryginał zostaje. Inka zleca to w tle. Także na Płótnie. |
| „Poszukaj w dokumentach zapisów o karach umownych" | ✓ | ✓ | każdy | Przeszukuje dokumenty z płócien i szkicowników. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Co jest w rozdziale o gwarancji w tym PDF?" | ✓ | — | każdy | Także na Płótnie. |
| Dołączony plik: „Co jest w tej umowie?", „Przepisz tę odręczną notatkę" | ✓ | — | każdy | Do 5 plików naraz, łącznie do 12 MB: zdjęcia, PDF, Word, Excel, CSV i pliki tekstowe. Bez polecenia asystent tylko oceni plik i zaproponuje, co można z nim zrobić. |
| „Jak u nas robi się wyceny?", „Przeczytaj procedurę przyjmowania zamówień" | ✓ | ✓ | każdy | Szuka w hubie Procedury, z poszanowaniem dostępu do folderów. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Spisz to jako procedurę dla zespołu" | ✓ | ✓ | każdy | Zapisuje od razu w hubie Procedury. Bez wskazania folderu procedurę widzi cała organizacja. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Dodaj na płótno etap Przygotowanie z trzema zadaniami" | ✓ | ✓ | każdy | Czat wprowadza zmiany od razu. Inka większe zmiany zleca w tle. Czat: na Płótnie. |
| „Opisz, co jest na tym rysunku", „Znajdź okna o szerokości innej niż 150 cm i zaznacz je" | ✓ | — | każdy | Wymaga rysunku CAD (DXF lub DWG) na płótnie. Zaznaczenia nanosi na rysunek. Czat: na Płótnie. |
| „Narysuj schemat blokowy instalacji" | ✓ | — | każdy | Schemat powstaje jako nowy rysunek. Czat: na Płótnie. |
| „Policz powierzchnie pomieszczeń", „Policz powierzchnię zabudowy" | ✓ | — | testerzy wersji próbnej | Automatyczny obmiar rysunków jest w fazie testów. Czat: na Płótnie. |
Notatki
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Zanotuj: uzgodnić z klientem termin odbioru" | ✓ | ✓ | każdy | Zapisuje od razu jako Twoją prywatną notatkę. |
| „Zapisz tę transkrypcję na dysku w mojej przestrzeni prywatnej" | ✓ | — | każdy | Plik Word trafia do menedżera plików: Dysk → Dysk prywatny (widzisz go tylko Ty). Z odręcznych notatek odtwarza tabele i podkreślenia. Zwykła notatka to osobna rzecz — widget Notatki. |
| „Co mam w notatkach o projekcie Alfa?" | ✓ | ✓ | każdy | Twoje notatki i te, które ktoś Ci udostępnił. |
| „Udostępnij tę notatkę Annie" | ✓ | ✓ | autor notatki | Udostępnia od razu osobie z Twojej organizacji. Możesz też w widgecie Notatki. |
| „Zapisz w dzienniku projektu Alfa: klient zmienił zakres" | ✓ | ✓ | każdy | Wpis trafia od razu do Dziennika projektu. |
Raporty
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Ile godzin przepracowaliśmy w tym miesiącu?" | ✓ | ✓ | każdy | W czacie rozbicie godzin na osoby widzi administrator albo osoba z prawem do raportów. |
| Raporty finansowe: przychody, koszty, rentowność | ✓ | ✓ | z dostępem do finansów | Zobacz tabelę Finanse. |
Inne
| Co możesz poprosić | Czat | Głos | Kto może | Uwaga |
|---|---|---|---|---|
| „Kim jest Piotr Wiśniewski?", „Co wiemy o firmie ABC?" | ✓ | ✓ | każdy | Pamięć firmy budowana z korespondencji i pracy w HUBAL. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Sprawdź aktualne przepisy o pracy zdalnej", „Przeczytaj tę stronę i streść ją" | ✓ | ✓ | każdy | Wyszukiwanie w internecie; odpowiedź podaje źródła. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Gdy przyjdzie faktura od ABC, przypisz ją do projektu Alfa", „Jakie mam reguły?" | ✓ | ✓ | każdy | Nowa reguła pojawia się jako karta — zapisujesz ją przyciskiem. Usunięcie reguły też po zatwierdzeniu karty. Dzienny limit nowych reguł zależy od planu. Także w Poczcie. |
| „Poprawny mail Ewy to ewa@firma.pl", „Pan Nowak pracuje w ABC, nie w XYZ" | ✓ | ✓ | każdy | Poprawia pamięć firmy od razu. Usunąć wpis z pamięci może tylko administrator. Także w Poczcie. |
| „Jak założyć nowy projekt?", „Gdzie ustawię reguły automatyzacji?" | ✓ | ✓ | każdy | Odpowiada na podstawie tej instrukcji obsługi. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| „Co potrafisz?" | ✓ | ✓ | każdy | Czat pokazuje przykłady dopasowane do miejsca i Twoich uprawnień. Także w Poczcie i na Płótnie. |
| Rozmowa startowa: ustawienie pulpitu, zespołu, profilu firmy i pierwszego harmonogramu | ✓ | — | właściciel lub administrator | Asystent prowadzi ją przy pierwszym uruchomieniu. Zespół, profil firmy i zadania zapisuje dopiero po zatwierdzeniu karty. |
Czego asystenci nie potrafią
- Inka nie zrobi tego głosem — zrobisz to w czacie: „Zaimportuj wyciąg bankowy"; „Co jest w rozdziale o gwarancji w tym PDF?"; Dołączony plik: „Co jest w tej umowie?", „Przepisz tę odręczną notatkę"; „Opisz, co jest na tym rysunku", „Znajdź okna o szerokości innej niż 150 cm i zaznacz je"; „Narysuj schemat blokowy instalacji"; „Policz powierzchnie pomieszczeń", „Policz powierzchnię zabudowy"; „Zapisz tę transkrypcję na dysku w mojej przestrzeni prywatnej"; „Zaplanuj mi dzień", „Cofnij plan dnia"; „Zrób harmonogram budowy domu jednorodzinnego".
- Miejsce ma znaczenie — czego czat nie potrafi w danym miejscu (np. w Poczcie), powie wprost i wskaże, gdzie to zrobić.
- Żaden asystent nie ma osobnego kalendarza spotkań — terminy zapisuje jako zadania w harmonogramie albo jako przypomnienia.
- Asystent nie widzi projektów poufnych, do których nie masz dostępu, ani maili oznaczonych jako Incognito.
- W rozmowie z dołączonym plikiem czat nie korzysta z internetu — to ochrona przed poleceniami ukrytymi w treści pliku.
- Automatyczny obmiar rysunków CAD jest w fazie testów i działa tylko dla wybranych testerów. Rysunek asystent odczyta i opisze każdemu.
Współpraca zespołowa
Udostępnianie ramek płótna
Na płótnie możesz tworzyć ramki współpracy — wydzielone obszary udostępnione konkretnym osobom lub grupom.
Ustaw uprawnienie: tylko odczyt lub edycja.
Obszary poufne i Bezpieczeństwo (KMS)
Projekt oznaczony jako poufny jest widoczny wyłącznie dla wybranych użytkowników. Harmonogram, notatki i pliki są ukryte dla pozostałych.
Dane zabezpieczone są z wykorzystaniem technologii KMS (Key Management Service), gdzie klucze szyfrujące (Master Key) są zarządzane centralnie i udostępniane tylko uprawnionym członkom organizacji. Dzięki temu dostęp do najbardziej wrażliwych plików i projektów jest ściśle kontrolowany.
Asystent AI nie przetwarza danych z projektów poufnych dla użytkowników bez odpowiednich uprawnień — system KMS blokuje dostęp asystentowi do odszyfrowania tych danych w kontekście nieuprawnionego zapytania.
Powiadomienia
HUBAL automatycznie powiadamia (email + powiadomienie w aplikacji) o:
- Przypisaniu nowego zadania
- Zbliżającym się terminie
- Zmianie w udostępnionym projekcie
- Nowym komentarzu / wiadomości na czacie
- Alertach Agenta Brain (nowe sygnały biznesowe)
Narzędzia boczne
Ikony w dolnej części sidebara to narzędzia dostępne w każdym module. Kliknięcie otwiera panel nakładkowy bez opuszczania aktualnego widoku.
Procedury i reguły automatyzacji
Narzędzie Procedury w sidebarze porządkuje zasady działania firmy w jednym miejscu. Ma dwa działy.
📘 Procedury zespołu
Firmowe instrukcje „u nas robi się to tak" — np. Obsługa reklamacji, Odbiór budowy krok po kroku, Onboarding pracownika.
- Tworzenie: kliknij ＋ Nowa procedura, podaj tytuł, kategorię i tagi. HUBAL utworzy dokument Word ze startowym szablonem (Cel / Krok po kroku / Odpowiedzialni / Uwagi) i otworzy go w edytorze Office prosto w przeglądarce.
- Edycja: pełny edytor Word (OnlyOffice) z automatycznym zapisem — bez instalowania czegokolwiek.
- Podgląd: przycisk 👁 otwiera procedurę jako duże, czytelne strony PDF — do przeglądania bez ryzyka przypadkowej edycji. Idealne dla pracowników.
- Porządek: procedury grupują się po kategoriach, a tagi (#reklamacje, #budowa…) pomagają w wyszukiwaniu.
- Pobieranie: każdy dokument pobierzesz jako DOCX (edytowalny) lub PDF.
- Uprawnienia: procedury widzi cały zespół; zmieniać metadane i usuwać może autor lub admin. Dostępne w planie HUBAL Start i wyższych.
⚙️ Reguły automatyzacji
Zbiorczy widok wszystkich reguł automatyzacji organizacji — serce systemu:
- Reguły projektów — pogrupowane po projektach (np. pytanie w mailu → powiadomienie, załączniki → kanwa, raport czasu pracy co poniedziałek),
- Reguły kontrahentów — pogrupowane po kontrahentach (np. spóźniona faktura → gotowy mail z przypomnieniem),
- Moje reguły z czatu — osobiste reguły utworzone rozmową z asystentem.
Rozwinięcie grupy pokazuje pełną sekcję reguł: włączanie/wyłączanie pojedynczych, edycja ✏️, usuwanie i dodawanie nowych z gotowych szablonów. Administrator może jednym przyciskiem wyłączyć lub włączyć wszystkie reguły projektu/kontrahenta (np. na czas urlopu).
Administracja i ustawienia
Panel administracyjny (dostępny przez ikonę Ustawienia w sidebarze) to jedna z najważniejszych i najbardziej rozbudowanych sekcji w systemie HUBAL. Widoczność poszczególnych opcji zależy od roli użytkownika (Admin / Manager / User).
Konto
W tej sekcji możesz zmienić swoje hasło dostępowe oraz zarządzać aktywną subskrypcją. Pozwala ona monitorować Twój obecny plan abonamentowy i przechodzić między płatnymi tierami.
Uprawnienia
Tu definiujesz szablony praw, czyli presety uprawnień dla ról (np. Menadżer Finansowy, Technik, Pracownik Biurowy). Możesz w nich włączać i wyłączać dostęp do wybranych modułów. Możesz też nadawać poszczególnym użytkownikom specyficzne uprawnienia.
Adnotacja: Pozostałe ustawienia i dane użytkowników (np. ich stawki, urlopy) edytujemy na Pulpicie w zakładce Zespół.
Grupy
Tworzysz tutaj i edytujesz Grupy robocze, zgodnie z faktycznym podziałem w Twojej organizacji (np. oddziały firmy lub zespoły dyscyplinarne: Architekci, Marketing).
Wygaszanie widoków: Podział na grupy jest niezwykle przydatny w dalszej pracy w HUBAL – pozwala na "wygaszanie" (filtrowanie) projektów i zadań należących do innych grup, by nie zaśmiecały one Twojego osobistego widoku pracy.
Ustawienia AI
Najbardziej zaawansowana część portalu. Pozwala dostrajać Asystenta AI do Twoich potrzeb:
- Profil organizacji: Wstępnie przekazujesz sztucznej inteligencji opis działalności firmy, co robi i jaki ma cel. Dzięki temu AI będzie trafniej sugerować zadania, precyzyjniej szacować ich czas oraz generować adekwatne alerty.
- Zachowanie AI: Suwaki i opcje dostrajające agenta (częstotliwość raportowania, wrażliwość na opóźnienia, czułość powiadomień).
- Skille AI: Instrukcje skupione na jednym temacie (np. jak AI ma odpowiadać na zapytania klientów lub jak ma sprawdzać kody budowlane). Skille ładują się domyślnie zgodnie z profilem z pierwszej zakładki, ale możesz też dodawać je z biblioteki skilli lub tworzyć własne od zera.
Pamięć i Historia
Podgląd notatek agenta. AI zapisuje tu wszystko, co na bieżąco zauważa (analizując przesyłane maile, notatki czy tworzone zadania). Jest to funkcja dla zaawansowanych użytkowników. Wymaga manualnej edycji tylko w rzadkich, specyficznych przypadkach – na przykład, jeśli agent omyłkowo przyporządkuje firmę do innej gałęzi, z którą pracujesz, i potrzebna jest korekta w jego "mózgu".
Prywatność
Centrum RODO i wymiany danych:
- Dostęp diagnostyczny: Zbiorcze udzielanie dostępów do profilu firmy dla twórców HUBAL w celu diagnozy błędów przez personel.
- Pobieranie danych: Jeśli masz uprawnienia, pobierzesz stąd wszystkie pliki, dane z kanwasów i preferencje jako zbiorczy backup dla siebie. Warto z tego korzystać regularnie, przechowując lokalną kopię swoich zasobów po stronie klienta.
- Import danych: Z opcji pobierania wynikają możliwości przywracania – po np. rocznym zawieszeniu konta, możesz użyć wyeksportowanego archiwum, by zaimportować wszystkie projekty i odtworzyć portal.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Kliknij ikonę Pomoc () w sidebarze, aby ponownie uruchomić kreator onboardingu lub otworzyć tę instrukcję. W nagłych przypadkach napisz na support@hubal-project.com.