Co boli w firmie usługowej i co z tym robi HUBAL
Maile od klientów giną między zleceniami
Kilku klientów, podwykonawcy i urzędy piszą na tę samą skrzynkę. Asystent AI czyta każdą nową wiadomość i przypisuje ją do zlecenia, kontrahenta lub folderu. Otwierasz zlecenie i widzisz całą jego korespondencję. Poczta z AI.
Etapy zależą od siebie i od klienta
Uwagi klienta do koncepcji przesuwają kolejny etap. W Gantcie etapy mają zależności, a zmiana jednej daty przelicza następne. Kamienie milowe i przypomnienia trafiają do kalendarza, także do Google Calendar. Harmonogramy Gantta.
Godziny nie trafiają do zlecenia
Stoper przy zadaniu liczy czas osobno dla każdej osoby. Raport pokazuje godziny per zlecenie i per osoba, więc widzisz, które zlecenia są rentowne, zanim je zamkniesz.
Faktury etapowe i kosztowe
Faktura etapowa wystawiana z HUBAL idzie do KSeF. Faktura kosztowa, która przychodzi mailem jako PDF lub XML, jest odczytywana, sprawdzana po NIP i podpinana pod zlecenie. Centrum finansów.
Dokumenty i rysunki w wielu miejscach
Kanwa zlecenia trzyma PDF-y, dokumenty Word i Excel, notatki, maile i rysunki DXF w realnych jednostkach. Ramkę z kanwy można udostępnić klientowi bez dawania mu dostępu do firmy. Płótno 2D.
Procedury w głowie jednej osoby
Jak robimy wyceny, jak odbieramy etap, co sprawdzamy przed wysłaniem do klienta: spisane raz jako procedury, dostępne dla zespołu i dla asystenta, który z nich korzysta przy odpowiedziach. Procedury i reguły.
Typowy tydzień w HUBAL
Czego HUBAL nie robi
Nie zastępuje programów specjalistycznych (CAD, grafika, kosztorysy) ani księgowości. Rysujesz i projektujesz w swoich narzędziach, a HUBAL trzyma pliki, wiąże je ze zleceniem i mierzy rysunki DXF. Faktury wystawia i wysyła do KSeF, ale księgowanie zostaje u księgowej, która dostaje eksport. Działa w przeglądarce i na Androidzie.
Dane i bezpieczeństwo
Dane są przechowywane w Google Cloud w regionie Warszawa, treści poczty i dokumentów są szyfrowane, a asystent AI widzi tylko to, co widzi pytający. Obszary poufne pozwalają prowadzić zlecenia widoczne tylko dla wybranych osób. Umowa powierzenia danych (DPA) i eksport całości w formatach otwartych są dostępne dla każdej organizacji.
Najczęstsze pytania
Czy HUBAL nadaje się dla firmy, która prowadzi 10–20 zleceń naraz?
Tak. Każde zlecenie ma własny harmonogram, pocztę, dokumenty i koszty, a pulpit pokazuje zadania ze wszystkich zleceń w jednym miejscu. Plan Free ma limit 3 projektów, Start i PRO nie mają limitu.
Jak HUBAL przypisuje maile do zleceń?
Skrzynka IMAP jest podłączona do HUBAL. Asystent AI czyta nowe wiadomości, rozpoznaje nadawcę, temat i treść, i przypisuje mail do projektu, folderu lub kontrahenta. Reguły automatyzacji pozwalają wymusić własne zasady, np. wszystko od danego klienta do danego zlecenia.
Czy można rozliczać zlecenie etapami?
Tak. Etapy to fazy harmonogramu, a do każdej można przypisać planowaną płatność. Fakturę etapową wystawiasz w HUBAL i wysyłasz do KSeF; wpłata z wyciągu bankowego dopasowuje się do faktury i zamyka planowaną płatność.
Zobacz też: HUBAL dla małej i średniej firmy · HUBAL dla firmy wykonawczej · HUBAL vs Monograph