Procedury i reguły automatyzacji

Narzędzie Procedury w sidebarze porządkuje zasady działania firmy w jednym miejscu. Ma dwa działy.

📘 Procedury zespołu

Firmowe instrukcje „u nas robi się to tak" — np. Obsługa reklamacji, Odbiór budowy krok po kroku, Onboarding pracownika.

Tworzenie: kliknij ＋ Nowa procedura, podaj tytuł, kategorię i tagi. HUBAL utworzy dokument Word ze startowym szablonem (Cel / Krok po kroku / Odpowiedzialni / Uwagi) i otworzy go w edytorze Office prosto w przeglądarce.
Edycja: pełny edytor Word (OnlyOffice) z automatycznym zapisem — bez instalowania czegokolwiek.
Podgląd: przycisk 👁 otwiera procedurę jako duże, czytelne strony PDF — do przeglądania bez ryzyka przypadkowej edycji. Idealne dla pracowników.
Porządek: procedury grupują się po kategoriach, a tagi (#reklamacje, #budowa…) pomagają w wyszukiwaniu.
Pobieranie: każdy dokument pobierzesz jako DOCX (edytowalny) lub PDF.
Uprawnienia: procedury widzi cały zespół; zmieniać metadane i usuwać może autor lub admin. Dostępne w planie HUBAL Start i wyższych.

⚙️ Reguły automatyzacji

Zbiorczy widok wszystkich reguł automatyzacji organizacji — serce systemu:

Reguły projektów — pogrupowane po projektach (np. pytanie w mailu → powiadomienie, załączniki → kanwa, raport czasu pracy co poniedziałek),
Reguły kontrahentów — pogrupowane po kontrahentach (np. spóźniona faktura → gotowy mail z przypomnieniem),
Moje reguły z czatu — osobiste reguły utworzone rozmową z asystentem.

Rozwinięcie grupy pokazuje pełną sekcję reguł: włączanie/wyłączanie pojedynczych, edycja ✏️, usuwanie i dodawanie nowych z gotowych szablonów. Administrator może jednym przyciskiem wyłączyć lub włączyć wszystkie reguły projektu/kontrahenta (np. na czas urlopu).

Gdzie jeszcze tworzy się reguły?

W trzech miejscach — wszystkie spotykają się w tym widoku: Centrum projektu → zakładka Reguły (reguły projektu), karta kontrahenta w Centrum finansów (reguły kontrahenta) oraz czat z asystentem (napisz np. „utwórz regułę: maile od X przypisuj do folderu Y").

Czy reguła może sama wysłać maila?

Nie. Każda akcja mailowa (przypomnienie o fakturze, przekazanie wiadomości, odpowiedź z dokumentów, raport) trafia najpierw jako karta do asystenta — czytasz, w razie potrzeby edytujesz treść i dopiero Twoje kliknięcie „Wyślij" wysyła wiadomość.

Czy mail może trafić do folderu już jako przeczytany?

Tak. W regule mail do folderu (przy tworzeniu i w edycji ✏️) zaznacz Oznacz mail jako przeczytany — wątek odłożony do folderu nie będzie świecił jako nieprzeczytany. Bez tej opcji reguła tylko przenosi mail do folderu, a stan „przeczytane" zostaje po staremu.

Kto widzi reguły finansowe?

Reguły dotyczące faktur i zobowiązań widzą tylko użytkownicy z dostępem do finansów — pozostali członkowie zespołu nie zobaczą ich w tym widoku.