Do kogo to jest skierowane: do Użytkowników, których pocztę czyta AI w HUBAL, i do ich Organizacji. Warunki uzupełniają Regulamin, Umowę powierzenia (DPA) i Załącznik B2B; w sprawach poczty z AI mają pierwszeństwo.
Kto akceptuje: Użytkownik — dla siebie, przy wyborze trybu, w którym AI czyta jego pocztę; właściciel lub administrator — także w imieniu Organizacji (przy włączaniu uprawnienia „Może mieć pocztę z AI” albo przy własnej akceptacji). Akceptację zapisujemy z wersją dokumentu, osobą i datą.
§1. Czego dotyczą
- Poczta z AI to funkcje Platformy, w których AI analizuje wiadomości e-mail ze skrzynek podłączonych do HUBAL: streszczenia, przypisywanie do projektów, proponowane zadania i odpowiedzi, zobowiązania i terminy, alerty, dane o sprawie zapisywane w dzienniku i karcie projektu, wyszukiwanie wiedzy z maili oraz odpowiedzi asystentów AI oparte na poczcie.
- Ile AI widzi z poczty, wybiera Użytkownik (Poczta → Ustawienia → „AI i Twoja poczta”): wszystkie maile, tylko wskazane albo żadne. Wątek można ukryć przed AI albo odsłonić przełącznikiem w jego nagłówku, a regułą dla nadawcy ustawić, że jego maile AI widzi zawsze albo nigdy. Organizacja decyduje, kto w ogóle może mieć pocztę z AI.
- Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie.
§2. Jak działa AI w poczcie
- AI działa automatycznie, w tle, bez osobnego polecenia Użytkownika — dla każdego maila, który zgodnie z ustawieniami widzi.
- Wyniki widzą osoby w Organizacji zgodnie z uprawnieniami, które nadała Organizacja — np. wpisy w dzienniku projektu, alerty i zadania widzą osoby z dostępem do danego projektu.
- Do dostawców modeli AI przekazywana jest treść maili i niezbędny kontekst — na zasadach z §12 Regulaminu i Polityki prywatności.
§3. Ograniczenia AI
- Wyniki AI mogą być błędne, niepełne, nieaktualne albo źle przypisane (np. do innego projektu lub osoby).
- AI nie wie, co Organizacja lub Użytkownik uważa za poufne. Może przenieść do wyników informacje, które powinny zostać prywatne albo znane tylko części zespołu.
- Ustawienia ograniczające AI (tryby, ukrywanie wątków, reguły nadawców, uprawnienia) zmniejszają to ryzyko, ale nie gwarantują, że AI rozpozna i pominie każdą informację poufną. Ukrycie wątku po fakcie usuwa ślady AI z tego wątku w zakresie opisanym w instrukcji, lecz nie cofa tego, co ktoś już zobaczył lub wykorzystał.
- Poczta z AI ma charakter pomocniczy — nie podejmuje decyzji za Użytkownika ani za Organizację.
§4. Obowiązki Użytkownika
- Sprawdzaj wyniki AI, zanim z nich skorzystasz albo przekażesz je dalej; błędne lub niepożądane wpisy poprawiaj albo usuwaj.
- Korespondencję prywatną lub poufną ukrywaj przed AI (przełącznik w wątku, reguła dla nadawcy) albo wybierz tryb „tylko maile, które wskażę” lub „AI nie widzi moich maili”.
- W razie wątpliwości nie korzystaj z poczty z AI — „AI nie widzi moich maili” możesz wybrać w każdej chwili; pozostałe funkcje poczty działają dalej.
§5. Obowiązki Organizacji
- Organizacja decyduje, czy i komu udostępnia pocztę z AI (uprawnienie „Może mieć pocztę z AI”), oraz informuje swoich Użytkowników i pracowników o zasadach korzystania z niej.
- Organizacja zapewnia, że przetwarzanie korespondencji przez AI jest zgodne z prawem — w tym z tajemnicą korespondencji, przepisami prawa pracy (m.in. art. 22³ Kodeksu pracy) i przepisami o ochronie danych osobowych — oraz że ma podstawę prawną do przetwarzania danych osób, z którymi koresponduje.
- Organizacja zapewnia, że wyniki AI są sprawdzane przed ich wykorzystaniem lub dalszym udostępnieniem w Organizacji, i ustala, kto ma dostęp do projektów, alertów i zadań, w których mogą się pojawić.
- Ustawienia poczty z AI w Platformie (uprawnienie, tryby, ukrywanie wątków, reguły nadawców) są poleceniami Organizacji jako administratora danych w rozumieniu §3 ust. 2 Umowy powierzenia (DPA).
§6. Odpowiedzialność
- Wyłączenia. Wobec Przedsiębiorcy (z wyłączeniem PNPK), w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo, nie odpowiadamy za:
- treść, poprawność i kompletność wyników poczty z AI;
- ujawnienie w tych wynikach osobom w Organizacji informacji, których AI nie rozpoznało jako poufnych;
- sposób wykorzystania wyników poczty z AI i decyzje podjęte na ich podstawie;
- utracone korzyści, szkody pośrednie i następcze.
- Zwolnienie z odpowiedzialności. Przedsiębiorca (z wyłączeniem PNPK) zwolni nas z odpowiedzialności i pokryje szkody oraz uzasadnione koszty (w tym koszty zastępstwa prawnego), jeżeli osoba trzecia — w tym pracownik, współpracownik lub korespondent Organizacji — albo organ wystąpi przeciwko nam z roszczeniem lub w postępowaniu wynikającym z przetwarzania korespondencji przez pocztę z AI włączonego lub dopuszczonego przez Organizację albo z naruszenia §4–§5. Zwolnienie nie obejmuje roszczeń wynikających z naruszenia przez nas obowiązków podmiotu przetwarzającego (RODO, DPA). Zawiadomimy Organizację o roszczeniu i umożliwimy jej udział w obronie.
- Ograniczenia i wyłączenia z tego paragrafu nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani przypadków, w których przepisy bezwzględnie obowiązujące nie pozwalają na ich zastosowanie — w szczególności wobec Konsumenta i PNPK oraz wobec osób, których dane dotyczą. Wobec Konsumenta i PNPK ust. 1–2 nie stosuje się; akceptując Warunki, Konsument i PNPK potwierdzają, że zostali wyraźnie poinformowani o ograniczeniach AI opisanych w §3 i świadomie je akceptują.
§7. Rezygnacja i zmiany
- Z poczty z AI możesz zrezygnować w każdej chwili, wybierając „AI nie widzi moich maili”; Organizacja — wyłączając uprawnienie „Może mieć pocztę z AI”. Dotyczy to poczty, która przyjdzie od tej chwili; to, co AI już przetworzyło, możesz ukryć przed AI w wątku.
- Nową wersję Warunków przedstawimy do akceptacji w Platformie. Do czasu jej akceptacji obowiązuje wersja zaakceptowana wcześniej, a wybór trybu, w którym AI czyta pocztę, wymaga akceptacji nowej wersji.
§8. Kontakt
Sprawy formalne: legal@hubal-project.com · dane osobowe: privacy@hubal-project.com · wsparcie: support@hubal-project.com. Dane Usługodawcy — Regulamin §19.